La Commissione europea,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare l'articolo 249, paragrafo 1,
considerando quanto segue:
(1)La Commissione deve poter operare in un ambiente sicuro. A tal fine è necessario un approccio coerente e integrato in materia di sicurezza, che garantisca livelli adeguati di protezione delle persone, delle risorse e delle informazioni, commisurati ai rischi identificati, e una sicurezza efficiente e tempestiva. La Commissione deve affrontare minacce e sfide gravi per la sicurezza, provenienti in particolare dal terrorismo, dagli attacchi informatici e dallo spionaggio politico e commerciale.
(2)Per garantire la sicurezza delle persone, delle risorse e delle informazioni, la Commissione, in particolare per il tramite della direzione «Sicurezza» della direzione generale Risorse umane e sicurezza, adotta le misure previste dalla decisione (UE, Euratom) 2015/443 (1) della Commissione, che comportano il trattamento di diverse categorie di dati personali. Tali misure comprendono lo svolgimento di controlli dei precedenti a norma dell'articolo 7, paragrafo 5, la valutazione delle minacce a norma dell'articolo 12 e le indagini di sicurezza a norma dell'articolo 13 della decisione (UE, Euratom) 2015/443. Nel quadro del suo mandato di indagine, la Commissione raccoglie informazioni rilevanti sotto il profilo investigativo, compresi i dati personali, provenienti da varie fonti — pubbliche autorità e persone fisiche — e procede al loro scambio con le istituzioni, gli organi, gli uffici e le agenzie dell'Unione, con le autorità competenti degli Stati membri e dei paesi terzi, nonché con le organizzazioni internazionali, prima, durante e dopo l'indagine o le attività di coordinamento.
(3)Le categorie di dati personali trattati dalla Commissione sono, ad esempio, i dati identificativi, i dati di contatto, i dati relativi all'attività professionale e quelli relativi o ricollegati all'oggetto di un controllo dei precedenti, di una valutazione delle minacce o di un'indagine di sicurezza. I dati personali sono conservati in un ambiente elettronico sicuro per prevenire la consultazione illecita o il trasferimento dei dati a persone esterne alla Commissione. I dati personali sono conservati presso i servizi della Commissione incaricati dell'indagine e fino alla conclusione di quest'ultima. Alle differenti attività di trattamento dei dati si applicano periodi diversi di conservazione, in funzione della categoria dell'indagine, ovvero che riguardi l'ambito di sospetti reati, il controspionaggio o la lotta contro il terrorismo. Al termine del periodo di conservazione le informazioni relative ai casi trattati, compresi i dati personali, sono eliminate (2).
(4)Nello svolgimento dei suoi compiti la Commissione, in quanto responsabile del trattamento dei dati, è tenuta a rispettare i diritti delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati di carattere personale riconosciuti dall'articolo 8, paragrafo 1, della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea e dall'articolo 16, paragrafo 1, del trattato sul funzionamento dell'Unione europea, nonché i diritti previsti dal regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio (3). Al tempo stesso, la Commissione deve rispettare le rigorose regole di riservatezza di cui all'articolo 9 della decisione (UE, Euratom) 2015/443.
(5)In determinate circostanze è necessario conciliare i diritti degli interessati a norma del regolamento (UE) 2018/1725 con la necessità che la Commissione eserciti efficacemente i suoi compiti finalizzati a garantire la sicurezza delle persone, delle risorse e delle informazioni alla Commissione a norma della decisione (UE, Euratom) 2015/443, in particolare le indagini di sicurezza, nonché col pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali degli altri interessati. A tal fine l'articolo 25, paragrafo 1, lettere c), d) e h), del regolamento (UE) 2018/1725 offre alla Commissione la possibilità di limitare l'applicazione degli articoli da 14 a 17 e degli articoli 19, 20 e 35, nonché del principio di trasparenza di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi di cui agli articoli da 14 a 17 e agli articoli 19 e 20 di tale regolamento.
(6)Per assicurare che la Commissione eserciti efficacemente i suoi compiti finalizzati a garantire la sicurezza delle persone, delle risorse e delle informazioni alla Commissione a norma della decisione (UE, Euratom) 2015/443, in particolare le indagini di sicurezza, nel pieno rispetto del livello di protezione dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725, occorre adottare norme interne in virtù delle quali la Commissione possa limitare i diritti degli interessati conformemente all'articolo 25, paragrafo 1, lettere c), d) e h), del regolamento (UE) 2018/1725.
(7)Tali norme interne dovrebbero riguardare tutte le operazioni di trattamento dei dati effettuate dalla Commissione nell'esercizio dei suoi compiti finalizzati a garantire la sicurezza delle persone, delle risorse e delle informazioni alla Commissione a norma della decisione (UE, Euratom) 2015/443, in particolare per quanto riguarda la sua funzione d'indagine nell'ambito della sicurezza. Esse dovrebbero applicarsi ai trattamenti effettuati prima dell'avvio di un'indagine, nel corso delle indagini e durante il monitoraggio del seguito dato agli esiti delle indagini.
(8)Al fine di ottemperare agli articoli 14, 15 e 16 del regolamento (UE) 2018/1725, la Commissione dovrebbe informare, in modo trasparente e coerente, tutte le persone interessate in merito alle proprie attività che comportano il trattamento dei loro dati personali e ai loro diritti, mediante un'informativa sulla protezione dei dati pubblicata sul proprio sito web.
(9)La Commissione, inoltre, dovrebbe informare individualmente, e in un formato adeguato, gli interessati oggetto di un'indagine di sicurezza, ovvero le persone interessate e i testimoni. La Commissione dovrebbe inoltre informare individualmente le persone, i cui dati sono trattati nel contesto delle misure di sicurezza adottate ai sensi dell'articolo 7, paragrafo 5 e dell'articolo 12, paragrafo 1, lettere d) e e) della decisione (UE, Euratom) 2015/443, in particolare nelle perquisizioni di locali della Commissione e di sistemi e attrezzature di informazione e comunicazione.
(10)Sulla base dell'articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725, può essere necessario che la Commissione limiti la comunicazione di informazioni agli interessati e l'esercizio di altri loro diritti, al fine di tutelare, in particolare, un'indagine di sicurezza, i suoi strumenti e metodi d'indagine, le inchieste di sicurezza e i procedimenti di altre autorità pubbliche, nonché i diritti delle altre persone interessate dall'indagine di sicurezza in questione e dalle altre inchieste e/o procedimenti.
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