IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DELL’AGENZIA DELL’UNIONE EUROPEA PER LA COOPERAZIONE FRA I REGOLATORI NAZIONALI DELL’ENERGIA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (1), in particolare l’articolo 25,
visto il regolamento (CE) n. 2019/942 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 5 giugno 2019, che istituisce un’Agenzia dell’Unione europea per la cooperazione fra i regolatori nazionali dell’energia (2), in particolare l’articolo 19, paragrafo 1, lettera d),
visto il regolamento interno del consiglio di amministrazione (3), e, in particolare, l’articolo 8,
visto il parere del Garante europeo della protezione dei dati, del 2 ottobre 2019, e gli orientamenti del GEPD sull’articolo 25 del nuovo regolamento e sulle norme interne,
previa consultazione del comitato del personale,
considerando quanto segue:
(1)L’Agenzia dell’Unione europea per la cooperazione fra i regolatori nazionali dell’energia («l’Agenzia») svolge le sue attività in conformità del regolamento (UE) 2019/942.
(2)In conformità dell’articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, le limitazioni nell’applicazione degli articoli da 14 a 22 e degli articoli 35 e 36, nonché dell’articolo 4 del medesimo regolamento, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondano ai diritti e agli obblighi previsti dagli articoli da 14 a 22, dovrebbero basarsi su regole interne adottate dall’Agenzia, laddove non si fondino su atti giuridici adottati sulla base dei trattati.
(3)Le presenti norme interne, comprese le relative disposizioni sulla valutazione della necessità e della proporzionalità di una limitazione, non dovrebbero applicarsi qualora un atto giuridico adottato sulla base dei trattati preveda una limitazione dei diritti degli interessati.
(4)Quando esercita le sue funzioni rispetto ai diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, l’Agenzia valuta se sia applicabile una delle deroghe stabilite in tale regolamento.
(5)Nel quadro del suo funzionamento amministrativo, l’Agenzia può condurre indagini amministrative, procedimenti disciplinari, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’Ufficio europeo per la lotta antifrode («OLAF»), trattare denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) di prevenzione delle molestie, reclami interni ed esterni, effettuare audit interni, indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, monitorare i mercati dell’energia all’ingrosso e coordinare le attività delle autorità nazionali di regolamentazione in merito a potenziali violazioni del regolamento (UE) n. 1227/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio (4) («REMIT») e svolgere indagini interne sulla sicurezza delle tecnologie dell’informazione (IT).
(6)L’Agenzia tratta diverse categorie di dati personali, tra cui dati controllati (dati «oggettivi» quali dati d’identificazione, recapiti, dati professionali, dettagli amministrativi, dati ricevuti da fonti specifiche, comunicazioni elettroniche e dati sul traffico) e/o dati non controllati (dati «soggettivi» riguardanti il caso, quali motivazione, dati comportamentali, valutazioni, dati su comportamenti e prestazioni e dati relativi o presentati in relazione all’oggetto del procedimento o dell’attività).
(7)L’Agenzia, rappresentata dal suo direttore, agisce in qualità di titolare del trattamento dei dati, indipendentemente dalle ulteriori deleghe di tale ruolo all’interno dell’Agenzia per riflettere le responsabilità operative delle specifiche attività di trattamento dei dati personali.
(8)I dati personali sono conservati in modo sicuro in un ambiente elettronico o in formato cartaceo, impedendo l’accesso illecito o il trasferimento dei dati a persone che non hanno necessità di venirne a conoscenza. I dati personali trattati sono conservati solo per il tempo necessario e opportuno per le finalità del trattamento per il periodo specificato nelle comunicazioni sulla protezione dei dati, nelle informative sulla privacy o nei registri dell’Agenzia.
(9)Le norme interne dovrebbero applicarsi a tutti i trattamenti dei dati svolti dall’Agenzia quando conduce indagini amministrative, procedimenti disciplinari, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, procedure in materia di denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) di casi di molestia, quando tratta reclami interni ed esterni, audit interni, indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, quando monitora i mercati dell’energia all’ingrosso e coordina le attività delle autorità di regolamentazione nazionali in merito a potenziali violazioni del REMIT e quando svolge indagini sulla sicurezza (IT) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad es. CERT-UE).
(10)Queste regole interne dovrebbero applicarsi ai trattamenti dei dati svolti anteriormente all’avvio delle procedure di cui sopra, nel corso del loro svolgimento e durante il monitoraggio del controllo dei loro risultati. Dovrebbero altresì applicarsi all’assistenza e alla cooperazione fornite dall’Agenzia alle autorità nazionali e alle organizzazioni internazionali al di fuori delle proprie indagini amministrative.
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