Il Consiglio di Amministrazione dell’Agenzia europea per la Sicurezza e la Salute sul Lavoro,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (1), in particolare l’articolo 25,
visto il regolamento (UE) 2019/126 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 gennaio 2019, che istituisce l’Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro (EU-OSHA) e che abroga il regolamento (CE) n. 2062/94 del Consiglio (2),
visto il regolamento interno del Consiglio di amministrazione dell’EU-OSHA,
visto il parere del Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) del 17 ottobre 2019 e gli orientamenti del GEPD sull’articolo 25 del nuovo regolamento e le norme interne,
considerando che:
(1)L’EU-OSHA svolge le proprie attività in conformità del regolamento (UE) 2019/126.
(2)Conformemente all’articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, le limitazioni nell’applicazione degli articoli da 14 a 21, degli articoli 35 e 36, nonché dell’articolo 4 del regolamento, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondono ai diritti e ai doveri previsti dagli articoli da 14 a 21, dovrebbero basarsi sulle norme interne che saranno adottate dall’Agenzia, laddove non si basino su atti giuridici adottati in base ai trattati.
(3)Tali norme interne, comprese le relative disposizioni sulla valutazione della necessità e della proporzionalità di una limitazione, non dovrebbero applicarsi qualora un atto giuridico adottato sulla base dei trattati preveda una limitazione dei diritti degli interessati.
(4)Quando l’Agenzia esercita le sue funzioni rispetto ai diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, deve considerare se siano applicabili le deroghe previste in tale regolamento.(5)
Nell’ambito delle proprie funzioni amministrative l’Agenzia può condurre indagini amministrative e procedimenti disciplinari, avviare attività preliminari riguardanti i casi di potenziali irregolarità segnalate all’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF), trattare denunce di irregolarità, gestire procedure (formali e informali) di prevenzione delle molestie nonché reclami interni ed esterni, effettuare audit interni, condurre indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati (RPD), in linea con l’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, e indagini interne sulla sicurezza (informatica). L’Agenzia può altresì gestire le richieste di accesso alla cartella clinica dei membri del personale.
L’Agenzia tratta diverse categorie di dati personali, tra cui dati controllati (dati oggettivi quali dati d’identificazione, recapiti, dati professionali, aspetti amministrativi, dati ricevuti da fonti specifiche, comunicazioni elettroniche e dati sul traffico) e/o dati non controllati (dati «soggettivi» riguardanti il caso quali motivazione, dati comportamentali, valutazioni, dati su comportamenti e prestazioni e dati relativi o presentati in relazione all’oggetto del procedimento o dell’attività).
(6)L’Agenzia, rappresentata dal suo direttore esecutivo, agisce in qualità di titolare del trattamento, indipendentemente dalle ulteriori deleghe di tale ruolo all’interno della stessa per riflettere le responsabilità operative delle specifiche attività di trattamento dei dati personali.
(7)I dati personali sono conservati in modo sicuro in formato elettronico o cartaceo, impedendo l’accesso illecito o il trasferimento degli stessi a persone che non hanno necessità di venirne a conoscenza. Le cartelle cliniche sono conservate dal medico del fornitore esterno di servizi usato dall’Agenzia. I dati personali trattati sono conservati solo per il periodo di tempo necessario e opportuno per le finalità del trattamento come specificato nelle comunicazioni sulla protezione dei dati, nelle informative sulla riservatezza o nei registri dell’Agenzia.
(8)Le norme interne dovrebbero applicarsi a tutti i trattamenti dei dati svolti dall’Agenzia nell’ambito di indagini amministrative, procedimenti disciplinari, attività preliminari riguardanti casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, denunce di irregolarità, procedure (formali e informali) per casi di molestia, reclami interni ed esterni, audit interni, indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati, conformemente all’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, e indagini sulla sicurezza (informatica) gestite internamente o mediante intervento esterno (ad esempio CERT-UE), nonché nell’ambito della gestione delle richieste di accesso alle cartelle cliniche.
(9)Tali norme interne dovrebbero applicarsi ai trattamenti dei dati svolti anteriormente all’avvio delle procedure di cui sopra, nel corso del loro svolgimento e durante il monitoraggio del controllo dei loro risultati. Dovrebbero essere comprese altresì l’assistenza e la cooperazione fornite dall’Agenzia alle autorità nazionali e alle organizzazioni internazionali al di fuori delle proprie indagini amministrative.
(10)Nei casi in cui si applichino tali regole interne, l’Agenzia deve fornire giustificazioni che spieghino il motivo per cui tali limitazioni siano strettamente necessarie e proporzionate in una società democratica e rispettino l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali.
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