IL Comitato Direttivo:
visto il trattato sull’Unione europea, in particolare gli articoli 42 e 45,
visto il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (1), in particolare l’articolo 25,
vista la decisione (PESC) 2015/1835 del Consiglio, del 12 ottobre 2015, che fissa lo statuto, la sede e le modalità di funzionamento dell’Agenzia europea per la difesa (2) (qui di seguito denominata «l’AED»), in particolare l’articolo 31,
vista la decisione 2017/25 del comitato direttivo che adotta il regolamento interno rivisto per il comitato direttivo dell’AED e, in particolare, l’articolo 8,
visti il parere del GEPD del 15 gennaio 2020 e gli orientamenti del GEPD sull’articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725 e le norme interne, e
previa consultazione del comitato del personale,
considerando quanto segue:
1.L’AED svolge le proprie attività in conformità della decisione (PESC) 2015/1835.
2.In conformità dell’articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, le limitazioni nell’applicazione degli articoli da 14 a 22, 35 e 36, nonché dell’articolo 4 del medesimo regolamento, nella misura in cui le sue disposizioni corrispondono ai diritti e agli obblighi previsti dagli articoli da 14 a 22, dovrebbero basarsi su regole interne adottate dall’AED qualora non si fondino su atti giuridici adottati sulla base dei trattati.
3.Queste regole interne, comprese le relative disposizioni sulla valutazione della necessità e della proporzionalità di una limitazione, non dovrebbero applicarsi qualora un atto giuridico adottato sulla base dei trattati preveda una limitazione dei diritti degli interessati.
4.Laddove eserciti le proprie funzioni rispetto ai diritti degli interessati ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, l’AED valuta se sia applicabile una delle deroghe previste in tale regolamento.
5.L’AED può, nell’ambito del proprio operato, condurre indagini amministrative e procedimenti disciplinari, avviare attività preliminari riguardanti i casi di potenziali irregolarità segnalate all’OLAF, imporre limitazioni relativamente agli elementi classificati delle attività ad hoc nell’ambito della decisione 2015/1835, trattare denunce di irregolarità, procedure di prevenzione delle molestie e reclami interni ed esterni, condurre indagini svolte dal responsabile della protezione dei dati in linea con l’articolo 45, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2018/1725, e indagini interne sulla sicurezza (IT), e svolgere attività a tutela di altri importanti obiettivi di interesse pubblico generale dell’Unione o di uno Stato membro, in particolare gli obiettivi della politica estera e di sicurezza comune dell’Unione.
6.L’AED tratta diverse categorie di dati personali, tra cui dati controllati (dati «oggettivi», quali dati d’identificazione, recapiti, dati professionali, dettagli amministrativi, dati ricevuti da fonti specifiche, comunicazioni elettroniche e dati sul traffico) e/o dati non controllati (dati «soggettivi» riguardanti il caso, quali motivazione, dati comportamentali, valutazioni, dati su comportamenti e prestazioni e dati relativi o presentati in relazione all’oggetto del procedimento o dell’attività).
7.L’AED, rappresentata dal suo direttore esecutivo, agisce in qualità di titolare del trattamento, indipendentemente dalle ulteriori deleghe di tale ruolo all’interno dell’AED per riflettere le responsabilità operative delle specifiche attività di trattamento dei dati personali.
8.I dati personali sono conservati in modo sicuro in un ambiente elettronico o in formato cartaceo, impedendo l’accesso illecito o il trasferimento dei dati a persone che non hanno necessità di venirne a conoscenza. I dati personali trattati sono conservati solo per il periodo di tempo necessario e opportuno per le finalità del trattamento come specificato nelle comunicazioni sulla protezione dei dati o nei registri dell’AED.
9.Le regole interne dovrebbero applicarsi ai trattamenti dei dati svolti anteriormente all’avvio delle procedure di cui sopra, nel corso del loro svolgimento e durante il monitoraggio del controllo dei loro risultati. Dovrebbero essere comprese altresì l’assistenza e la cooperazione fornite dall’AED alle autorità nazionali e alle organizzazioni internazionali al di fuori delle proprie indagini amministrative.
10.Nei casi in cui si applichino tali regole interne, l’AED fornisce giustificazioni che spieghino il motivo per cui tali limitazioni siano strettamente necessarie e proporzionate in una società democratica e rispettino l’essenza dei diritti e delle libertà fondamentali.
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Link:
Fonte:
Commissione europea – Rappresentanza in Italia.
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